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確定申告の面倒な経理の時間を減らしたい。
iPhone/iPadと「Taxnote for freee」を使った経理作業ライフハック術。

新年が明けてこれから確定申告の季節です。
毎年時間を取られる確定申告の面倒な経理の時間を減らしたいです。
ワークフローを見直していろいろ試した結果、iPhone/iPadと「Taxnote for freee」を使って経理作業ライフハック術的なものを新年から実践することにしたのでちょっと紹介します。

いままでの会計作業での問題点

いままでの会計作業では、「freee」を使い、できる限りの自動化を行ってきました。銀行口座の自動仕訳などは非常に便利です。しかし、それにも限界があります。
たいていの場合、問題点は3つ。

このうち、「クレジットカード・デビットカードで自動同期に対応していない」問題は、クレジットカード会社のほうでCSVの発行すらしていないという問題があります。
これは仕方がないので、現状では、Webページからのコピーを考えています。

なんとも原始的だけど。

また、「銀行口座が個人用と仕事用が同じで、データが混在しているので入力が面倒」な部分も改善したい部分です。
これは、買い物とかした時に、個人用の買い物と仕事用の買い物が同じ口座から処理していたので、分類が面倒でした。今年は、じぶん銀行に口座を作り、au walletカードを利用して個人用の買い物を管理することにしました。おそらく、今年はこの問題は発生しないと思います。

現金取引のデータ入力に時間が掛かった

残った問題は「現金取引の入力が面倒」な問題です。

さらば、2014年のレシート。フリーランスは2015年こそ経理を日々やってみましょう。という記事を読みました。

「まとめてやった方が楽」という方もいらっしゃるとは思いますが、めんどくさがりの私は、それでも「その都度やった方が楽」です。

個人的にもやっぱりそう思います。
年明けに案件の谷間が出来たので去年分の記帳作業をやりましたが、現在揃っているデータを整理するのに2.5営業日ほどかかりました。

現金取引のデータはExcelに入力してあります。
そこから、会計アプリ用にデータを整形してインポートし、データを確認するのに意外と時間がかかりました。
諸般の事情で銀行通帳のデータが揃っていないので、そのデータが用意できたら1営業日ほどで、銀行通帳のデータを整理して終わりだと思います。

なんだかんだいえ、準備にだいたい一週間(5営業日)。データを入力するところからはじめるともっとかかるでしょう。そんな時間があったら、仕事関連の勉強をしたりするなどしたほうがよほどいいです。

そのようなわけで、その都度「freee」に入力したほうがよほど生産的です。

「現金取引の入力が面倒」を解決する「Taxnote」

「現金取引の入力が面倒」を解決するにはどうしようか。

Taxnote」というiPhone/iPadアプリがあります。非常に使いやすいアプリです。こちらでその都度、現金取引の入力」をやっていこうと考えました。

動画を見れば分かりますが、入力・仕訳が非常に早く行うことが可能です。
アプリが出たころに、テスト的に実際に使ってみましたが便利です。これのMac版欲しい。。。

「Taxnote」の使いにくいところ

Taxnote」は使いやすいのですが、たった1つ、使いにくい機能がありました。
それは自動同期機能、もしくは自動バックアップ機能がないということです。
別にiCloudでなくてもいいのです。Dropboxに自動的に同期・バックアップしてくれるだけでいいのです。
端末を紛失したりしたら、データの取り出しがどうなるのかわからないのがいままでの問題でした。

「Taxnote」の良さをいかしつつ「freee」と同期する「Taxnote for freee」

Taxnote」をiPadにダウンロードするときにアプリ作者のページをみたら、いつの間にか、freeeに対応した「Taxnote for freee」が出ていたのに気がつき、使ってみました。

Taxnote」でちょっと欲しいなと感じていた「データの自動同期機能」が付いているではないですか!使ってみて、修正できないとか削除できないとか、APIの制約で使いにくいという根本的な突っ込みはありました。

しかし、「Taxnote」の使いやすさが継承されて使いやすいです。何よりも入力したら即座に反映されるのが嬉しいです。時間短縮につながるので即座に購入しました。

出金伝票、および交通費の記録について

Bento for Macをいままで使って出金伝票、および交通費の記録をおこなってきました。しかし、Bentoはもう開発が中止されて数年が経ちました。
出金伝票と交通費の記録は、会計記録とは別に残しておかないといけないものです。
いままでは、Bentoからデータをエクスポートして、freee(freeeの前は弥生会計)に取り込んでいました。それはいいのですが、以外とデータの加工が面倒なのです。

とりあえず Numbersで出金伝票と交通費をまとめたものを作りました。Macでも、iOS端末でも記録ができるので、今後はこちらを使うことにします。こちらはiCloud経由でMacでもバックアップ・同期するのでfreeeに何かあってもデータとして残しておくことが可能です。

また、CSVデータとして出力できるので、加工すれば会計ソフトを乗り換えたりとかしても再利用できます。

「Taxnote for freee」を使うときのポイント

入力するときに、単に「交通費」にするだけでなく、「交通費 XXクライアント訪問」とか「交通費 XX〜XX間(往復)」みたいにしておいて記録するといいです。
同じ日に同じ金額の別々の区間とかだとあったときに分からなくなってしまったので。

まとめ

Taxnote for freee」でデータをさっさと入力してしまうことで、年末の伝票整理の手間を大幅に減らすことができると思います。

来年2月の確定申告は今年中にほとんど準備を終えてしまいたいです。
もっとも、今年の分の入力済み現金入力をCSV化して取り込むという問題がありますが。

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